Vous est-il déjà arrivé de refaire la même erreur ? De se rendre compte que c’est du déjà vu ? De ne pas se rappeler cette technique qui vous a permis de gagner !  

Vous n’êtes pas le seul. Cela arrive très souvent. La raison est toute simple, on oubli avec le temps.

Alors, pourquoi ne pas s’arrêter après chaque projet et prendre le temps de noter ces erreurs pour ne pas les reproduire ? De noter ce qui a bien fonctionné pour capitaliser dessus ?

C’est encore plus amusant qu’on c’est une équipe.

J’ai eu la chance de participer à un projet européen sur le processus de gestion de la connaissance dans les PMEs, le projet EXTRA. L’objectif du projet était de réaliser un guide de techniques de gestion de la connaissance, simples et faciles à implémenter.

Pourquoi est ce important de gérer la connaissance dans votre business ? Les études montrent que les entreprises avec un niveau élevé de partage de connaissances sont plus de 50% plus efficaces que les autres, plus profitables et avec une plus grande satisfaction clients.

Pourtant, très peu de business structurent leur processus de gestion de connaissances (moins de 20% d’entreprises européennes), surtout les petites. Quand on est seul dans son entreprise, c’est pire !

Comment être sûr que vous ne referez pas la même erreur dans 6 ou 8 mois ? Comment être sûr que votre collaborateur ne refera pas la même erreur ?

Comment avancer et progresser si on ne sait pas réellement ce qui s’est passé ?

Vous vous dites peut-être que tout cela c’est beau ! Mais où trouver le temps quand on est noyé dans les tâches quotidiennes ? 

Justement, si vous ne faites rien, cette situation va s’aggraver. Il faut sortir de son business pour pouvoir avoir une vision claire, le structurer, l’automatiser, et le grandir sans se perdre en tant que leader/entrepreneur dans l’équation. Travailler sur votre business et non dans votre business. Un livre qui m’a beaucoup inspiré est celui de Michael E. Gerber et qui s’intitule « The E-Myth Revisited: Why Most Small Businesses Don’t Work and What to Do About It« . Un livre sur l’importance de s’arrêter pour structurer son business et le faire grandir.

La technique de rétrospective de projet est un premier petit pas vers la structuration du business. Un petit pas mais des résultats énormes !

N’attendez plus ! Prenez le temps pour votre succès. Commencez par de toutes petites implémentations avant de généraliser. Pourquoi pas avec vous-même ? Appliquez la technique pour capitaliser sur vos réussites et en faire des bonnes pratiques.  

Une technique simple et facile à implémenter dans votre business. Vous pouvez aussi la remanier à votre sauce.

Une technique simple mais puissante. Elle permet de sortir la connaissance du niveau projet et de la partager au niveau de l’entreprise. D’apprendre de ce qui s’est passé pour améliorer le fonctionnement futur.

Une technique pensée, conçue, testée pour les petits business et les petites équipes. Mais tout aussi efficace pour de grosses boites. Il faut juste limiter le nombre de personnes.

Une technique qui s’inspire des approches Agiles (vient du monde informatique) et des techniques de design thinking. Les boites technologiques sont confrontées à des changements de plus en plus rapides. Mais quel business n’est pas technologique aujourd’hui ? Nous sommes tous concernés.

Quand utiliser cette technique ?

Voici trois situations où la technique donne d’excellents résultats.

#1 A intervalles réguliers sur un projet en cours de réalisation

Un nouveau projet, une nouvelle aventure !  Vous voilà à nouveau lancé dans une aventure passionnante.

Un projet innovant qui vous tient à coeur depuis longtemps.

Vous êtes prêt à mettre tout en œuvre pour réaliser votre objectif.

Le chemin peut être long et rempli d’obstacles. Innovant rime avec incertitudes.

Beaucoup de choses sont encore à clarifier. Mais vous avez fait une première découpe en étapes/phases du projet.

Super ! Pourquoi ne pas réaliser une rétrospective à la fin de chaque étape ?  Appliquez directement les apprentissages sur l’étape suivante ! Vous affinez en continu votre projet, et augmenter les chances de réussite.

#2 A la fin du projet

Vous voilà à la fin de votre projet. Content que ce soit fini. Ça n’a pas été toujours de tout repos. Il y a eu des moments d’euphorie et des moments de grand stress. C’est le moment de comprendre le pourquoi des choses. D’apprendre des leçons de ce qui s’est passé et d’enrichir vos bonnes pratiques pour vos projets futurs.

Les leçons apprises à la fin du projet sont des connaissances à partager sur les autres projets futurs. Ces connaissances augmentent la maturité de votre business et permettent de le structurer et de le mettre en mode innovation et amélioration continue. Deux clès de succès dans le nouveau monde digital.

#3 En introspection

Comment savoir si nous progressons dans nos objectifs personnels ? Nous ne sommes pas toujours objectifs par apport à nous-même.

J’aime bien utiliser cette technique de temps en temps (à la fin d’un mois ou à la fin de l’année) pour analyser mes résultats personnels. On a tendance à ne voir que le côté négatif des choses. La rétrospective permet de mettre en évidence les points positifs comme les points négatifs et sans jugement.

De quoi avez-vous besoin ?

  • Un mur ou un tableau
  • Des post-its et des marqueurs (quelle belle découverte, n’est-ce pas ?)
  • Une dose de bonne humeur

Comment utiliser la technique ?

Si vous êtes en équipe, la technique se réalise sous forme d’un workshop.  

La rétrospective se fait en 4 étapes :

  1. Introduire : Commencer par expliquer le principe du workshop et son objectif. Cela permet de détendre l’atmosphère.
  2. Réaliser les KJ-sessions – appelées ainsi d’après le nom de leur inventeur Kawakita Jiro.
    1. Les participants reçoivent des post-its
    2. Les participants sont invités à écrire ce qu’ils ont appris sur ‘étape/projet, leurs expériences, positives et négatives. Une idée par post-it et à écrire en majuscule ! Je vous conseille de commencer par faire l’exercice avec les points positifs, ensuite les négatifs. C’est très amusant de voir comment c’est plus difficile de trouver d’abord les points positifs. Mais, c’est important de commencer par les positifs pour diminuer les tensions et commencer dans une ambiance positive, surtout dans un gros projet.
    3. Chaque participant colle ses post-its sur le mur et explique son idée.
    4. Grouper – affinity diagrams : Les post-its sont sur les murs. C’est le moment de faire un peu d’ordre. Groupez ensemble des post-its se référant à des idées/concepts similaires, complémentaires ou à un même concept. Par exemple, les concepts« esprit d’équipe», « automatisation », « coordination », « manque de compétences »…
    5. Vous avez groupé toutes les post-its, votre affinity diagram est prêt pour analyse. Appelons ces concepts, des expériences.
  3. Réaliser le diagramme des causes : il est temps de comprendre pourquoi les choses se sont passées ainsi. Pour les positifs comme pour les négatifs. Choisissez l’expérience (groupe) qui vous semble la plus pertinente et commencez à l’analyser. Bien sûr, vous pouvez réaliser l’analyse pour tous les groupes identifiés, en fonction du temps disponible :
    1. Distribuer des post-its
    2. Demander aux participants d’écrire la cause qui a mené à cette expérience
    3. Inviter les participants à coller sur le tableau et expliquer leur point de vue
    4. Les causes sont regroupées dans un même thème et reliées au groupe.
    5. Si nécessaire, refaire le travail pour creuser d’avantage les causes. Plus le projet est important, plus il y aura des choses à dire et du temps à consacrer.
  4. Résumer et noter les résultats : le but est de capitaliser sur les expériences et connaissances. Comment les sauvegarder et les partager dépendra des outils de l’entreprise. Cela peut être un rapport complet à mettre sur une plateforme de partage. Ou tout simplement une photographie du tableau si le projet est simple et éviter ainsi le travail de rédaction de rapport.
  5. Ne pas oublier de remercier les participants et pourquoi pas fêter les réussites même partielles.

Et si l’équipe est distribuée sur plusieurs endroits géographiques ?

Vive le monde du digital !

La technique fonctionne super bien en mode à distance. Deux de nos partenaires sur le projet étaient norvégiens. Norvège signifie des équipes fort distribuées et beaucoup de télétravail. Et la technique fonctionne du tonnerre chez eux.

Vous avez deux façons pour la réaliser :

  • Chaque équipe réaliser une mini-rétrospective sur leur site et ensuite vous échangez et finaliser
  • Vous réalisez une rétrospective ensemble, à distance, en utilisant un outil commun et partagé comme un mindmap que tout le monde affiche en même temps sur son écran.

Avec les vidéoconférences modernes et les outils partagés, il n’y a plus aucune limite.

Et si vous êtes seul ?

Remonter le temps et comprendre ce qui s’est passé pour avancer dans la direction qui vous emmène à vos objectifs et à vos rêves !

Vous voulez faire une rétrospective de ce que vous avez fait le mois écoulé :

  • Suivez les mêmes étapes mais limitez-vous à 3 post-it par cas (positif et négatif).
  • Noter les résultats dans votre journal
  • Ne dépasser pas 30 minutes. La technique doit rester simple et légère

Si vous voulez faire une rétrospective de l’année écoulée :

  • Reprenez les résultats des rétrospectives mensuelles
  • Appliquez les méthodes et trouver les points communs et les causes communes
  • Notez bien les leçons apprises
  • Vos clés de succès sont en main.  Programmer votre nouvelle année et nouveaux projets.
  • Célébrez vos succès !

Je vous remercie d’avoir lit ce post jusqu’au bout. N’hésitez pas à partager vos commentaires.

Sanae Saadaoui

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